پیام مدیر واحد :
امروزه قدرت برتر جهانی در دست تولیدکنندگان اطلاعات و سیستم های منسجم و متراکم اخذ، ثبت و گردش اطلاعات است و سازمان موفق سازمانی است که داده های صحیح، دقیق، بهنگام و جامع در اختیار داشته باشد و بتواند در کمترین زمان به داده های مورد نیازش دستیابی داشته باشد.
رسالت واحد:
خدمات پزشکی با کیفیت مستلزم وجود مدارک و مستندات پزشکی کامل و دقیق است. شرح حال و تاریخچه بیماری، گزارشات سیر بیماری، معالجات و دارو های ارائه شده، نتایج ازمایشات و گرافی ها، نتیجه درمانهای ارائه شده و ... همگی مدارک پزشکی بیمار را تشکیل میدهند و مطمئنا بدون وجود گزارشات دقیق، جامع ، به موقع، قابل دسترس و خوانا، ارائه بهترین درمان و مراقبت ممکن نخواهد بود. لذا رسالت بخش مدارک پزشکی بیمارستان شهید سید مصطفی خمینی طبس کمک به افزایش کیفیت خدمات درمانی و مراقبت از بیماران از طریق افزایش کیفیت مستندات پزشکی و حاکمیت اطلاعات است.
معرفی واحد:
مدارک پزشکی به عنوان محک ذیقیمتی از فعالیتهای گروه بهداشتی و پزشکی و شاخص فعالیت کادر بیمارستانی، والاترین و باارزشترین اهرم برنامه ریزی و تصمیم گیری های مدیریتی در رده های اقتصادی، بهداشتی، آموزشی و پژوهشی می باشد، از اینرو درک اهمیت والای آن به مثابه توسعه تفکر و بینش اطلاعاتی است.
اهدافی که مدارک پزشکی تأمین می کند عبارتند از:
1- به عنوان اساس برنامه ریزی و اطمینان از ادامه مراقبت از بیمار .
2- به عنوان ابزار ارتباطی بین پزشکان و دیگر کارکنانی که در مراقبت از بیمار سهیم می باشند.
3- جهت تهیه مدارک مستند از جریان بیماری و درمان بیمار.
4- به عنوان اساس مطالعه، بررسی و ارزشیابی.
5- جهت کمک و پشتیبانی قانونی از بیمار، بیمارستان و کارکنان مسئول.
6- جهت تهیه اطلاعات برای استفاده در هزینه های درمانی.
7- آموزش و پژوهش.
بخش مدارک پزشکی بیمارستان شهید سید مصطفی خمینی طبس با هدف ارائه خدمات به بیماران، پزشکان، مدیران بیمارستانها و حفظ مطلوب کیفیت خدمات درمانی و بهداشتی و حقوق بیماران و رعایت استانداردها با اهداف اختصاصی زیر از مهمترین بخشهای بیمارستانی بشمار می آید:
- ایجاد یک سیستم کارآمد برای نگهداری پرونده کامل بیماران.
- داشتن آمار عملیات تشخیصی و بالینی انجام شده و تجزیه و تحلیل و تفسیر آنها.
- گردآوری اطلاعات علمی از پرونده ها و گزارش پزشکی آنها.
- تهیه خلاصه پرونده پزشکی به منظور کمک به مراجع قانونی در امر صدور احکام.
- ارزشیابی خدمات ارائه شده به بیمار توسط بیمارستان.
- کمک به امر تصمیم گیری مدیریت بیمارستان در توسعه امکانات و تجهیزات بخشها و ...
تحقق اهداف مذکور بدون یک مدیریت مؤثر و کارا و استانداردهای شناخته شده جهانی و کشوری اگر غیر ممکن نباشد، اما بسیار دشورار خواهد بود.
شرح وظایف:
الف) حوزه مدارک پزشکی
1- طراحی، توسعه، استقرار بروزآوری سیستم های مورد نیاز در زمینه تشکیل، گردش،کنترل و بایگانی مدارک پزشکی
2- پیگیری انجام کلیه مکاتبات و ارسال/ دریافت اسناد ومدارک پزشکی مورد نیاز توسط واحد دبیرخانه بیمارستان به/ از ارگانها و نهادها
3- ثبت، ضبط، نگهداری و اخذ رضایت معالجه و عمل جراحی از بیمار
4- برنامه ریزی و اقدام به منظور در اختیار قراردادن تصویر مدارک پزشکی بیمار حسب تقاضای وی یا نماینده قانونی او یا سایر افراد مجاز،جهت ارائه به سازمانهای مختلف
5- مشارکت و تعامل در برنامه ریزی، هماهنگی و مدیریت تشکیل کمیته اسناد و مدارک پزشکی بیمارستان و پیگیری انجام وظایف و مسئولیت ها و دستور جلسات کمیته اسناد و مدارک پزشکی و ارائه گزارشها و اطلاعات در زمینه پیشرفت فعالیت های مرتبط به افراد و مراجع ذیربط
7- انجام کلیه فعالیت ها و اقدامات لازم به منظور کنترل و بررسی پرونده های بیماران از نظر کیفی و کمی و احصاء نواقص و کاستی های اطلاعاتی در آنها و ارجاع پرونده های ناقص به بخش های بالینی و... پیگیری جهت رفع این نواقص
8- انجام کلیه برنامه ریزی ها و اقدامات لازم جهت تفکیک و بایگانی پرونده هایی که از نظر کمیت و کیفیت اطلاعات کامل می باشند مطابق با رویه ها و دستورالعمل های مشخص پس از مرحله کد گذاری پرونده ها
9- تهیه و به روزآوری نسخه های پشتیبان( Back – up) از پرونده های الکترونیکی بیماران و انجام اقدامات و فعالیت های لازم به منظور اجرای روش ها و دستورالعمل های مرتبط
10- انجام کلیه امورمربوط به انتقال پرونده ها از بایگانی فعال به بایگانی راکد مطابق دستورالعمل، استاندارها و الزامات
11- نظارت مستمر برفضای فیزیکی و الکترونیکی بایگانی پرونده ها و پیگیری اجرای اقدامات لازم جهت حفظ و افزایش سطح امنیت وایمنی فضای بایگانی پرونده ها
ب) حوزه آمار و کد گذاری
1- طراحی، توسعه، استقرار و به روزآوری رویه های مناسب جهت جمع آوری اطلاعات مورد نیاز برای محاسبه شاخص های آماری بیمارستانی
2- بررسی و مطالعه اطلاعات آماری شامل اطلاعات جمع آوری شده از طریق فرم های کاغذی و اطلاعات ایجاد شده در سیستم HIS بر اساس مبانی علمی و روش های آماری و استخراج و محاسبه شاخص های آماری بیمارستان
3- انجام کلیه اقدامات و فعالیت های لازم در زمینه انتشار شاخص های آماری و گزارش های تحلیلی و مقایسه ای به صورت دوره ای و موردی،در قالب گزارش های تحلیلی کاغذی، فایل های الکترونیکی، دفترچه های آماری، نشریه های داخلی و.... ارسال آنها به مراکز و مراجع ذیربط
4- انجام کلیه مطالعات، برنامه ریزی ها، اقدامات و پیگیری های لازم جهت مکانیزه کردن کامل فرآیند جمع آوری اطلاعات، تحلیل و استخراج شاخص ها و انتشار شاخص های آماری با استفاده از فناوری اطلاعات و شبکه اینترنت و سیستم HIS با همکاری گروه فناوری اطلاعات
5- انجام فعالیت ها و اقدامات لازم در زمینه کد گذاری فعالیت های تشخیصی و درمانی و عمل های جراحی صورت گرفته بر اساس کتاب های ICD-9 CM , ICD-10